Obveza fiskalnog zadržavanja prema nizozemskom zakonu

Ažurirano 26. lipnja 2023

Kada pokrenete nizozemski posao, morat ćete se pridržavati svih nizozemskih zakona koji reguliraju poslovno okruženje. Jedan od takvih zakona je i tzv. obveza fiskalne retencije. Ovo vam u biti govori da morate arhivirati svoju poslovnu administraciju na određeni broj godina. Zašto? Jer to omogućuje nizozemskim poreznim vlastima da provjeravaju vašu upravu kad god smatraju prikladnim. Obveza zadržavanja poreza zakonska je obveza koja se odnosi na sve poduzetnike u Nizozemskoj. Ako ste navikli raditi sa prilično starim datotekama i načinima arhiviranja svoje administracije, ovo može biti pravi izazov. Postoji čak i dobra vjerojatnost da, a da toga niste svjesni, ne ispunjavate obvezu zadržavanja.

U biti, obveza fiskalnog zadržavanja glasi da su svi poduzetnici u Nizozemskoj zakonski obvezni zadržati administraciju svoje tvrtke sedam godina. Imajte na umu da za neke dokumente vrijedi rok čuvanja od sedam godina, a za druge deset godina. Dokumenti također moraju biti pohranjeni na način koji omogućava inspektorima nizozemskih poreznih vlasti da lako provjere upravu u razumnom vremenskom roku. U ovom ćemo članku opisati što obveza fiskalnog zadržavanja znači za vašu tvrtku, kako je se možete pridržavati i na koje zamke treba paziti.

Podaci o obvezi fiskalnog zadržavanja

Kao što smo već objasnili gore, svi vlasnici nizozemskih tvrtki imaju zakonsku obvezu ponuditi nizozemskim poreznim vlastima mogućnost provjere administracije do sedam godina unazad. Ovo se odnosi na osnovne podatke o vašoj financijskoj potrošnji i zaradi, kao što je glavna knjiga, upravljanje zalihama, računi potraživanja i obveze, upravljanje kupnjom i prodajom i upravljanje obračunom plaća. Dakle, sav novac koji odlazi i ulazi tijekom bilo koje fiskalne godine, koja počinje od 1^st siječnja do 31^st prosinca. Morate imati na umu da to znači da svaki pojedini nizozemski poduzetnik mora biti u mogućnosti prikazati sve podatke iz proteklih sedam (ili deset) godina, tijekom nasumične provjere od strane poreznih vlasti. Nasumično znači da mogu doći nenajavljeni, tako da općenito uvijek morate biti spremni.

Mnogo je mogućih razloga za provjeru, iako se ponekad događa samo kao opća revizija. Porezna uprava može jednostavno odlučiti da vam je potrebna periodična provjera, kako bi se uvjerili da sve radite zakonito i da vam je administracija ažurna. Te se provjere događaju nasumično, ali ne baš često. U ostalim slučajevima uglavnom postoji jasan razlog zašto vas porezna uprava odlučuje provjeriti. Na primjer, predali ste prijave koje su poreznim vlastima sumnjive. Ili se možete sjetiti istrage koju porezni inspektor provodi kod nekog od vaših dobavljača, poslovnog partnera ili druge uključene treće strane. Inspektor tada traži pristup vašoj administraciji i vidi može li otkriti greške ili nepravilnosti. Zbog toga knjigovođe i računovođe često ističu svojim klijentima kako je vrlo važno voditi dobro osmišljenu i konciznu administraciju.

Ne samo zato što porezne vlasti mogu doći i zaroniti u vašu administraciju, već i zbog drugih pogodnosti posebno za vas i vašu tvrtku. Ako imate solidnu administraciju, onda vam to omogućuje uvid u vaše financijske brojke. Možete to vidjeti donekle paralelno s knjigom kućanstva: pratite sav novac koji ulazi i izlazi. To znači da točno znate gdje postoje problemi, na primjer, kada trošite više na imovinu nego što zapravo ostvarujete profit. Unatoč tome što možda nisu velike šanse da vam inspektor pokuca na vrata, upravu je ipak pametno srediti. Za poduzetnike, računovodstvo je također pouzdan izvor brojki za donošenje informiranih odluka. To znači da je lakše odlučiti kada uložiti u nešto novo, za razliku od ulaganja manje i zarađivanja više novca kroz neko vrijeme. Daje vam opći pregled profitabilnosti vaše tvrtke, što je vrlo važno ako želite postići istinski uspjeh.

Kada primjenjujete rok obveze čuvanja od 10 godina?

Kao što smo gore ukratko spomenuli, redovno razdoblje zadržavanja je 7 godina. U nekim slučajevima poduzetnici će morati čuvati informacije i podatke nekoliko godina duže, odnosno 10 godina. Jedna od situacija u kojima se primjenjuje ova obveza produljenog zadržavanja je kada posjedujete ili unajmljujete poslovnu zgradu ili drugu vrstu poslovnog prostora. Podaci o nekretninama podliježu obvezi čuvanja od deset godina, pa ako posjedujete bilo kakvu nekretninu preko svoje tvrtke, podliježete dužem roku čuvanja. Isto vrijedi i kada vaša tvrtka pruža ili je uključena u pružanje usluga radijskog i televizijskog emitiranja, elektroničkih usluga i/ili telekomunikacijskih usluga, a također se odlučila za tzv. OSS shemu (One-Stop-Shop). Imajte na umu da je zapravo sasvim moguće sklopiti dogovore s poreznim vlastima o određenim propisima ili aranžmanima, kao što su:

• Koliko bi administracija trebala biti detaljna
• Način na koji se vodi evidencija
• Čuvanje podataka osim osnovnih podataka kraće vrijeme

Također čuvajte i ažurirajte, ako je primjenjivo, vremensku prijavu "osnovnih podataka" za godišnji odbitak poreza na poduzetništvo. Ovo također vrijedi za održavanje dobre registracije kilometraže. Trebali biste ga zadržati za službeno korištenje osobnog automobila ili obrnuto: kada poslovni automobil koristite samo za posao, a nikako privatno.

Tko bi točno trebao zadržati upravu?

Jedno od prvih pitanja koje možete postaviti je tko je dužan držati upravu najmanje 7 godina? U stvarnosti, svaki pojedini vlasnik tvrtke to mora učiniti. Nije važno koliko je vaše poduzeće veliko ili malo: obveza je na svakom nizozemskom poduzetniku. Ne trebate samo držati upravu, nego i upravu morate imati na način da je poreznici mogu provjeravati. Dakle, tu su uključena neka pravila i propisi, što znači da vaša administracija mora biti ispravna u skladu s nizozemskim zakonom. Ova uprava vam je potrebna kako biste pravilno podnijeli PDV prijavu i deklaraciju o opskrbama unutar zajednice (ICP), ali i kako biste mogli pravilno poslovati. Općenito, to znači da trebate sačuvati sve originalne dokumente, tako da ćete ih moći pokazati poreznom inspektoru kada vrši kontrolu.

Tko je oslobođen vođenja cjelovite evidencije PDV-a?

Postoje neki poduzetnici koji ne moraju voditi potpunu evidenciju PDV-a:

• Poduzetnici koji samo isporučuju dobra ili usluge oslobođene plaćanja PDV-a
• Pravne osobe koje nisu poduzetnici, a imaju PDV identifikacijski broj

Dodatne administrativne obveze

Vlasnik ste tvrtke koja se bavi trgovinom marginalnom robom? Tada na vas vrijede dodatne administrativne obveze. Što su marginalna roba? Margin roba je općenito rabljena roba koju ste kupili bez plaćanja PDV-a. Pod određenim uvjetima, sljedeće se stavke također mogu smatrati marginalnom robom:

• Umjetnost
• Antikviteti
• Kolekcionarski predmeti koje kupujete ili uvozite s PDV-om.

Što spada u kategoriju rabljene robe?

Rabljena roba je sva roba koju možete ponovno koristiti, bez obzira je li nakon popravka ili ne. Imajte na umu da je sva roba koju kupite od privatnih osoba uvijek rabljena roba, čak i ako nikada nije korištena. Rabljena roba također uključuje robu koja je uzgojena u kući ili, kao u slučaju konja. Kada trgujete marginalnom robom, morate voditi evidenciju. To je zbog činjenice da trgovina marginalnom robom podliježe općim administrativnim obvezama. Osim toga, drugačija pravila vrijede za vašu administraciju marginalne robe. Kupoprodaju marginalne robe morate, naravno, voditi u svojoj evidenciji. Za ovu robu postoje dvije različite metode da se to postigne:

• Vi obračunavate PDV po pojedinačnoj robi i pratite kupnju i prodaju po artiklu u svojoj administraciji. Porezne vlasti to nazivaju individualnom metodom.
• PDV izračunavate na ukupnu maržu dobiti u deklaracijskom razdoblju. To nazivamo metodom globalizacije.

Obje metode podliježu dodatnim administrativnim obvezama. Koju metodu koristite? Na ovo pitanje može se odgovoriti navodeći da o vrsti robe ovisi koju metodu smijete koristiti. Metoda globalizacije obavezna je za sljedeću robu:

• Prijevozna sredstva, kao što su automobili, motocikli, bicikli, mopedi i karavani
• Odjeća
• Namještaj
• Knjige i časopisi
• Foto, filmska i video oprema
• Videovrpce, DVD-ovi, glazbene kasete, CD-i, LP-ovi itd.
• Glazbeni instrumenti
• Kućanski aparati
• Električni uređaji
• Kućni ljubimci
• Umjetnost, antikviteti i kolekcionarstvo (pod određenim uvjetima, kao što je prethodno navedeno)

Metoda globalizacije također je obvezna za dijelove, dodatke i zalihe koji se koriste u ovoj robi, budući da oni čine sastavni dio same marginalne robe. Dakle, čak i ako stavite novu ispušnu cijev na svoj rabljeni automobil, to će biti dio marže (auto).

Roba koja nije kvalificirana kao maržna roba

Trgujete li drugom robom osim marginalnom robom? Što znači da se vaša roba ne može kvalificirati kao rabljena? Zatim morate primijeniti individualnu metodu, za razliku od globalizacijske metode. Metoda globalizacije omogućuje vam da nadoknadite negativne profitne marže pozitivnim profitnim maržama. Međutim, to nije dopušteno kod pojedinačne metode. U svakom slučaju, sasvim je moguće zatražiti od nizozemskih poreznih vlasti da promijene metode, kad god smatrate da vam to odgovara. Samo u slučaju kada ste dražbovatelj ili posrednik koji djeluje u vaše ime kao dražbovatelja, ne smijete primijeniti metodu globalizacije. To može biti zbog činjenice da dražbovatelj funkcionira kao posrednik između kupaca i prodavača i stoga se ne može smatrati vlasnikom predmeta. Također, možete prodavati robu s PDV-om. Vi zapravo možete odabrati prodaju marginalne robe s PDV-om. Što trebate učiniti u svojoj upravi možete pročitati pod Administrativne posljedice pri prodaji prema uobičajenom sustavu PDV-a.

Točni dokumenti koje morate čuvati tijekom određenog vremenskog okvira

Kao što smo već spomenuli, sve osnovne podatke uprave vaše tvrtke morate čuvati 7 godina kako bi porezna uprava mogla provjeriti podatke. Razdoblje od 7 godina počinje kada istekne trenutna vrijednost bilo kojeg dobra ili usluge. Kako bismo mogli objasniti što u ovom kontekstu znači 'trenutno', poslužit ćemo se primjerom ugovora o najmu automobila. Zamislite da unajmite automobil na razdoblje od 3 godine. Sve dok je ugovor aktivan, roba ili usluga smatraju se tekućima. Raskidom ugovora, međutim, roba ili usluga se više ne koriste u tom trenutku i stoga se kvalificiraju kao istekle. Isto vrijedi i za situaciju kada izvršite konačnu uplatu da biste nešto platili. Od tog trenutka morate podatke o toj robi ili usluzi pohranjivati ​​7 uzastopnih godina, budući da tada zapravo počinje razdoblje čuvanja. Naravno, željeli biste znati koje ćete dokumente i podatke morati arhivirati. Osnovni podaci općenito se sastoje od sljedećeg:

• Glavna knjiga
• Uprava dionica
• Administracija nabave i prodaje
• Administracija računa potraživanja i plaćanja
• Uprava za obračun plaća

Uz gore navedene osnovne podatke, morate voditi računa o tome da morate čuvati i sve matične podatke. Glavni podaci odnose se na subjekte kao što su informacije o vašim dužnicima i vjerovnicima te datoteke članaka. Imajte na umu da se sve mutacije u matičnim podacima moraju kasnije moći pratiti.

Ispravan način pohranjivanja računa

Važan dio obveze čuvanja je specifičan način na koji se podaci primaju i pohranjuju. Sukladno zakonskim odredbama koje uređuju ovu temu, knjige, dokumente i nositelje podataka koji su važni za oporezivanje morate čuvati na isti način na koji ste ih primili. Dakle, u izvornom stanju, što znači primarni zapis izvornih podataka. To znači da digitalno primljeni dokument također treba biti digitalno pohranjen, što se u početku može činiti kontraintuitivnim, budući da je fizičko pohranjivanje podataka tako dugo bilo norma. Ovo više ne vrijedi. Na primjer, ponudu ili račun koji dobijete putem e-maila potrebno je pohraniti kao digitalnu datoteku, budući da je izvorni način na koji ste ga primili digitalan. Prema pravilima o obvezi čuvanja, ovu ponudu ili fakturu možete pohraniti samo digitalno.

Još jedna stvar koju biste trebali učiniti je pohranjivanje izvora datoteke koju ste primili, pored digitalnog pohranjivanja svake digitalne datoteke. Samo spremanje računa nije dovoljno, jer porezna uprava želi da možete dokazati da nakon primitka račun niste ručno korigirali. Dakle, to ostvarujete ne samo pohranjivanjem same fakture, već i e-pošte u kojoj je faktura priložena. To omogućuje inspektoru da vidi da je faktura koju ste spremili kao PDF ili Word datoteku stvarno ista kao ona koju ste izvorno primili putem e-pošte. Podaci u informacijskom sustavu, takozvani izvedeni podaci, moraju biti sljedivi do izvornih podataka. Ovaj revizijski trag važan je uvjet kada je u pitanju digitalno pohranjivanje administracije. Također vam je dopušteno zatražiti od svojih kupaca identifikaciju. Međutim, ono što nije dopušteno, prema pravilima GDPR-a, jest da se ovaj oblik identifikacije kopira i, primjerice, pohranjuje u administraciji. Ovo je dopušteno samo u slučajevima kada je to obavezno, kao što je kada zapošljavate zaposlenika ili kada ljudi moraju dokazati svoj identitet kako bi postali pretplatnici (nekih) usluga koje nudite.

Ispravan način vođenja fizičke administracije

Račun ili drugi dokument koji dobijete poštom na papiru, a koji morate čuvati, prema poreznoj upravi možete zapravo digitalizirati i digitalno pohraniti. Dakle, u biti, zamjenjujete izvornu datoteku, koja je faktura na papiru, digitalnom datotekom. To se zove konverzija. Ali imajte na umu da u ovom scenariju također trebate zadržati izvornu datoteku, kao što smo gore spomenuli, za pravno obvezujuće razdoblje. Prilikom digitalizacije morate biti obaviješteni o nekim važnim čimbenicima. Vlasnici tvrtki često digitaliziraju skeniranjem faktura, fotografiranjem dokumenata ili korištenjem alata za digitalizaciju povezanog sa svojim računovodstvenim programom, koji se također naziva 'skeniraj i prepoznaj'. Tek ovim posljednjim načinom digitalizacije moguće je digitalizirati račune ne samo lakše, već i po ispravnom postupku.

U brošuri o obvezi zadržavanja, nizozemska porezna uprava navodi uvjete koje pretvorba mora ispunjavati. Ovdje je važno da se sigurnosna obilježja izvornog dokumenta ne izgube. To znači da papirnate račune uvijek fizički (u papirnatom obliku) čuvate sedam godina. Porezne vlasti posebno teško provjeravaju vjerodostojnost potvrda isplaćenih u gotovini. S druge strane, postoje i primjeri računovodstvenih kuća koje su o tome sklopile ugovore s poreznom upravom. Primjerice, uredi su zajednički dobili dopuštenje za sve svoje kupce da digitalno pohranjuju fizičke račune, tako da više ništa ne moraju držati na papiru. Pametno je da kao poduzetnik istražite svoje mogućnosti i eventualno porazgovarate s poreznom upravom o svojim konkretnim željama. Često su voljni biti fleksibilni i pomoći vam na određene načine, sve dok sve održavate čistim, transparentnim i zakonitim.

Ispravan način pohranjivanja digitalnih podataka

Postoji nekoliko načina za pravilno pohranjivanje digitalnih podataka. Najvažniji uvjet je, naravno, da se podaci moraju čuvati 7 (ili 10) godina. Pohranjujete li sve svoje podatke i radite na vlastitom poslužitelju? Zatim, nizozemski fiskalni zakon nalaže da morate imati dobru proceduru sigurnosnog kopiranja, dok također morate dosljedno izvršavati ove sigurnosne kopije. Osim toga, ove sigurnosne kopije moraju biti pohranjene na drugoj lokaciji od one na kojoj se nalazi digitalna administracija. U tu svrhu možete, na primjer, koristiti vanjski tvrdi disk. Također je dopušteno i moguće odlučiti se za rješenje u oblaku za pohranu vaših podataka. Jeste li znali da računovodstveni softver temeljen na oblaku ima mnoge prednosti, kao što su sljedeće: 

• Vi i vaš knjigovođa ili računovođa možete pristupiti podacima s bilo kojeg uređaja
• Vaši su podaci na sigurnom i ne mogu se izgubiti ili oštetiti ako se računalo ili drugi uređaj sruši
• Možete se informirati i upravljati svojom tvrtkom na temelju stvarnih trenutnih podataka
• Također možete povezati druge programe s računovodstvenim softverom

Kada imate na umu ova pravila, prilično ste sigurni da ćete svoju digitalnu administraciju pohraniti na ispravan način. U nastavku ćemo navesti još neke zanimljive pojedinosti o digitalnoj administraciji.

Dodatni uvjeti i zahtjevi za digitalnu pohranu datoteka i podataka

Imate li pohranjene podatke o starodobnoj opremi? Obveza zadržavanja također znači da zadržani podaci moraju biti dostupni. Dakle, morat ćete moći pristupiti i otvoriti izvornu datoteku. To znači da se, primjerice, stara oprema koja vam omogućuje pristup podacima mora sačuvati, ako se određene digitalne datoteke mogu pregledavati samo na taj način. Možete se sjetiti starih medija za pohranu, poput stare diskete ili starije verzije sustava Windows. Nadalje, većina računovodstvenih paketa financijski podržava takozvanu revizijsku datoteku. Revizijski spis je izvadak iz glavne knjige. Imajte na umu, međutim, da nije dovoljno čuvati samo revizijski dosje, jer on ne uključuje sve administrativne unose. Štoviše, imajte na umu sva elektronička sredstva komunikacije, poput kalendara, aplikacija i SMS-a. Sve poruke putem e-maila, WhatsApp-a, SMS-a, pa čak i Facebooka treba zadržati jer se smatra da spadaju u kategoriju 'poslovna komunikacija'. U slučaju inspekcije, ove informacije moraju biti dostupne u obliku koji traži inspektor. Ovo se pravilo također odnosi na vođenje digitalne agende.

Više o pretvorbi papirnate datoteke u digitalni ili medij za pohranu

Pod određenim uvjetima možete prenijeti podatke s jednog medija za pohranu na drugi. Na primjer, skeniranje papirnatog dokumenta ili sadržaja CD-ROM-a na USB stick. Naravno, postoje određeni uvjeti da bi to mogli učiniti, a to su:

• Pretvorba je obavljena ispravno i potpuno
• Konvertirani podaci dostupni su tijekom cijelog razdoblja čuvanja
• U mogućnosti ste reproducirati podatke i učiniti ih čitljivima i kontroliranima u razumnom roku

Ako to uspijete realizirati, više nećete imati obvezu čuvanja papirnatih dokumenata. Dakle, ako uspijete zadovoljiti gore navedene uvjete, više ne morate čuvati izvorni dokument. Time ćete uštedjeti vrijeme i prostor jer više nećete imati potrebu za fizičkom administracijom. Dakle, u osnovi, digitalna verzija će zauzeti mjesto izvornika. U načelu, konverzija je moguća za sve dokumente, osim za:

1. Bilanca stanja
2. Izvješće o imovini i obvezama
3. Određeni carinski dokumenti.

Bez fizičke administracije zapravo možete uštedjeti puno uredskog prostora i sebi dosta dodatnog posla. Nema više traženja starih arhiva ili kutija za cipele u prepunim ormarima. Kada pogledate digitalni razvoj u posljednjih 10 do 20 godina, mudro je napraviti korak prema potpuno digitalnoj administraciji. Gotovo je nemoguće ikada izgubiti datoteku koja je digitalno pohranjena, posebno kada koristite rješenje temeljeno na oblaku. Također, puno je lakše i brže petljati digitalne datoteke. Pomozite i svom računovođi. Povremeno razgovarajte sa svojim računovođom i pokušajte postaviti administraciju na takav način da ispunite zakonsku obvezu zadržavanja. Mrežni računovodstveni programi ne samo da pružaju bolje kontrolirane administracije. S dobro čuvanim vatrozidima i sigurnim ključevima, dobri računovodstveni programi na mreži automatski pohranjuju vašu administraciju u oblak. Možete ga vidjeti kao digitalni sef, na sigurnom mjestu, kojemu nitko drugi ne može pristupiti osim vas i vašeg računovođe. Ili: porezna uprava, kad vam inspektor mora provjeriti knjige.

Intercompany Solutions može vas dodatno obavijestiti o obvezi fiskalne retencije

Kao što vidite, postoji dosta toga uključeno u obvezu fiskalnog zadržavanja. Mudro je uvijek biti informiran o najnovijim zakonima koji se odnose na tu temu, kako biste kao poduzetnik znali da poslujete u skladu sa svim primjenjivim nizozemskim zakonima. Vaš računovođa bi vas zapravo trebao informirati o tome, kao io svim mogućnostima da se pridržavate ovog zakona na pravilan i siguran način. Ako nemate računovođu i ne znate kako se pridržavati, ili ste možda tek pokrenuli vlastiti posao i novi ste u takvim temama: u svim takvim slučajevima uvijek se možete obratiti Intercompany Solutions. Možemo vam pružiti opsežne financijske i fiskalne savjete, uključujući najbolji način da zadržite odgovarajuću administraciju. Također možemo ponuditi podršku i savjete kada je u pitanju plaćanje poreza i sastavljanje godišnje porezne prijave. Ne ustručavajte se kontaktirati nas izravno za više informacija.

Izvori:

https://www.wolterskluwer.com/nl-nl/expert-insights/fiscale-bewaarplicht-7-punten-waar-je-niet-omheen-kunt

https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/inkomstenbelasting/vraag-en-antwoord/hoe-lang-moet-ik-mijn-financiele-administratie-bewaren

https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/administratie_bewaren/