Registracija, promjena i odjava UBO-a u nizozemskom UBO registru

Ažurirano 8. rujna 2025

Kada ste vlasnik nizozemske tvrtke, morat ćete uzeti u obzir da ćete službeno morati registrirati svakog takozvanog "krajnjeg stvarnog vlasnika" svoje tvrtke u nizozemskom UBO registru. To su uglavnom direktori i dioničari, pod uvjetom da ispunjavaju određene kriterije. Intercompany Solutions stekla je dugogodišnje iskustvo u osnivanju nizozemskih tvrtki za strane poduzetnike i mnogim drugim povezanim poslovima, poput financijskih, pravnih i administrativnih usluga. Ove vam usluge mogu pomoći u postizanju značajnog uspjeha i istodobnom pridržavanju nizozemskih zakona i propisa.

Kao takvi, također vam možemo pomoći sa svim dodatnim zadacima na koje biste mogli naići na svom putu Osnivanje nizozemske tvrtke. Registracija, promjena ili odjava UBO-a također je dio našeg repertoara usluga. Čvrsto vjerujemo da bilo koji oblik širenja poslovanja treba biti izveden na ispravan i isplativ način. Zbog toga dosljedno težimo pomoći stranim poduzetnicima da uspostave svoju prisutnost u Nizozemskoj na stabilan i profitabilan način. Ako ikada poželite saznati više o tome čime se bavimo, slobodno nas pitajte za neobavezni stručni savjet. 

Zašto UBO-i moraju biti registrirani u Nizozemskoj?

Registar UBO aktivan je od 27^th ožujka 2022. Registracija krajnjih stvarnih vlasnika (UBO) u Nizozemskoj ključna je za poboljšanje transparentnosti i odgovornosti u poslovnim aktivnostima. To je zbog činjenice da svi važni pojedinci koji ili vode tvrtku ili su značajni dionici u tvrtki, snose odgovornost za sve radnje poduzete kroz tvrtku. Jednostavnije rečeno: tako je lakše pozvati vlastodršce na odgovornost za svoja djela. Ova je mjera usklađena s propisima Europske unije, posebno EU-ovim direktivama protiv pranja novca (AMLD), i služi u nekoliko ključnih svrha koje ćemo navesti u nastavku. 

1. Borba protiv financijskog kriminala

UBO registar pomaže u borbi protiv pranja novca, za početak. Identificirajući pojedince koji u konačnici imaju koristi od financijskih transakcija ili poslovnih aktivnosti, UBO registar može pomno pratiti što pojedinci rade točno putem korporativnih sredstava. Osim toga, UBO registar se aktivno suprotstavlja financiranju terorizma, povećavajući transparentnost kako bi se spriječila zlouporaba financijskih sustava u kriminalne svrhe. Uz to, registar se pasivno bori protiv utaje poreza i prijevara. To se postiže pružanjem vlastima jasne slike vlasničkih struktura kako bi se smanjile nezakonite aktivnosti.

2. Promicanje transparentnosti

Registar UBO-a otkriva osobe koje stoje iza tvrtki, ortačkih društava, zaklada i drugih pravnih osoba, čime se smanjuje mogućnost korištenja složenih vlasničkih struktura za prikrivanje nedopuštenih radnji. Omogućuje javnosti, novinarima i drugim tvrtkama pristup određenim podacima UBO-a, stvarajući povjerenje u poslovnom okruženju. Na taj način odmah znate s kim poslujete, jesu li njihovi rezultati čisti i trebate li uopće potaknuti bilo kakav oblik potencijalnog partnerstva, a da pritom ne izložite svoje trenutno poslovanje riziku.

3. Ispunjavanje zahtjeva EU

UBO registar je ovlašten od strane EU kao dio šireg okvira za borbu protiv pranja novca. Usklađenost osigurava da Nizozemska ispunjava svoje obveze kao država članica EU-a, izbjegavajući sankcije ili rizike za reputaciju. Dakle, ako imate bilo kakve ambicije koje uključuju osnivanje tvrtke u Nizozemskoj koja bi mogla postati uključena u kriminalne aktivnosti, trebali biste biti upozoreni. Registar aktivno ima za cilj eliminirati bilo koju tvrtku ili dionika koji želi izbaciti druge iz poslovanja nezakonitim, nepoštenim ili na neki drugi način opakim sredstvima. EU ima jedinstveno europsko tržište na kojem se roba i usluge slobodno trguju. A EU želi da tako i ostane. 

4. Olakšavanje dubinske analize za poduzeća

Due diligence vrlo je važan dio poslovanja na pouzdan način. Due diligence u osnovi znači da malo istražite potencijalne poslovne partnere, klijente i investitore. Pogrešan izbor u bilo kojem smjeru mogao bi vas potencijalno uplesti u prljave poslove, pa je najbolje da znate s kim imate posla. Financijske institucije, pravni stručnjaci i drugi subjekti mogu pristupiti UBO registru kako bi ispunili zahtjeve Know Your Customer (KYC) i due diligence. Ovaj proces osigurava da su tvrtke svjesne entiteta i pojedinaca s kojima surađuju, smanjujući izloženost financijskim i pravnim rizicima.

5. Jačanje poštene konkurencije

Poštena konkurencija je osnova pravednog i ravnopravnog kapitalističkog društva. Kapitalizam nije samo zarađivanje novca; naprotiv. Činjenica da neki pojedinci potaknu nešto novo trenutno stvara nove poslovne prilike i prilike za zapošljavanje, što potencijalno može dovesti do napredovanja društava. Transparentnost o vlasništvu i kontroli obeshrabruje neetičke poslovne prakse, stvarajući jednake uvjete za poštene tvrtke. Jer kada netko učini nešto protuzakonito, to će biti registrirano, jer se može znati UBO bilo koje tvrtke.

Ključni detalji upisnika UBO

Nizozemski UBO (Ultimate Beneficial Owner) registar je sustav osmišljen za povećanje transparentnosti o pojedincima koji u konačnici posjeduju ili kontroliraju tvrtke i druge pravne osobe u Nizozemskoj. Dio je direktiva Europske unije protiv pranja novca i ima za cilj borbu protiv financijskih zločina poput pranja novca i financiranja terorizma. O tome smo već ukratko govorili gore, no uvijek je vrijedno spomenuti da UBO registar teži ravnopravnom i poštenom poduzetništvu. To je također način da se izbjegnu preveliki monopoli, koji mogu odmah uništiti mala (ali svejedno profitabilna i poštena) poduzeća. Pa krenimo na posao.

Tko se kvalificira kao UBO?

Dakle, nakon sve ove priče o UBO registru, zamkama i pobjedama koje proizlaze iz UBO, vjerojatno se pitate što je UBO zapravo. Dakle, UBO je osoba koja posjeduje ili kontrolira više od 25% tvrtke ili pravne osobe, bilo kroz vlasnička prava ili glasačka prava. Dakle, ako posjedujete ili kontrolirate više od 25% tvrtke, službeno ste UBO. Unatoč tome, postoje neka predložena ažuriranja kojima je cilj uključiti pojedince s točno 25% vlasništva ili prava glasa, proširujući definiciju kako bi se povećala pokrivenost. Dakle, više nije iznad 25%, već do 25% zbog toga što nije UBO. Imajte na umu da se biti UBO može činiti moćnom stvari, ali postoje neke odgovornosti kada se netko kvalificira kao UBO. Na primjer, postoje neki zahtjevi za registraciju. 

Zahtjevi za registraciju i implikacije u slučaju nepoštivanja

Dakle, tvrtke i pravne osobe moraju registrirati podatke o svojim UBO u registru UBO nizozemske gospodarske komore. Ovo uključuje identifikacijske informacije o UBO-u, kao što su ime, datum rođenja i priroda njihovog vlasništva ili kontrole. Ako se to ne učini, može doći do ozbiljnih posljedica. Važnost saznanja tko je vlasnik većine poduzeća leži u načinu na koji ta osoba vodi posao. Ako je legalno izvršeno i upravljano, uopće nema problema. Ali ako UBO prijeđe neke zakonske granice, može se suočiti s problemima usklađenosti i kasnijim kaznama. Što se u Nizozemskoj svodi na administrativne kazne, za početak. Možete dobiti kaznu koja iznosi administrativnu kaznu do 21,750 eura. Postoje i dodatne kazne za nepoštivanje, kao što je naredba za poštivanje pod prijetnjom daljnjih novčanih kazni.

Uz administrativne kazne, postoje i kaznene kazne. To iz razloga što se nepoštivanje može smatrati gospodarskim prijestupom prema Zakonu o gospodarskim prijestupima. Potencijalne posljedice kršenja ovog zakona uključuju novčane kazne, društveno koristan rad ili čak zatvorsku kaznu u težim slučajevima, osobito ako se prilikom registracije daju lažni podaci. Vlasti aktivno nadziru usklađenost kako bi osigurale transparentnost i spriječile zlouporabu korporativnih struktura za nedopuštene aktivnosti kao što su pranje novca ili utaja poreza.

Trenutačne brojke sukladnosti

Od ožujka 2024. oko 80% pravnih subjekata u Nizozemskoj ispunilo je zahtjev za registraciju. Kao što smo već spomenuli, nepridržavanje može rezultirati novčanim ili drugim kaznama. S druge strane, pristup registru UBO-a bio je privremeno ograničen zbog zabrinutosti za privatnost nakon presude suda EU-a. Međutim, određeni subjekti poput banaka, javnih bilježnika i osiguravajućih društava ponovno su dobili pristup do sredine 2024., što im je omogućilo učinkovito ispunjavanje obveza dubinske analize. Nadalje, od lipnja 2024. tvrtke će moći dobiti ovjerene izvatke iz UBO registra kako bi dokazale usklađenost sa zahtjevima Know Your Customer (KYC). UBO registar usklađen je s međunarodnim naporima za poboljšanje korporativne transparentnosti i smanjenje financijskog kriminala. Iako je djelotvoran u promicanju odgovornosti, suočavao se s izazovima, posebice oko balansiranja transparentnosti s brigom o privatnosti. To je još uvijek neriješen problem koji bi se trebao riješiti u relativno kratkom roku.

Subjekti koji su obvezni registrirati UBO

Vrlo je važno znati koja vrsta subjekta treba registrirati UBO. U svim slučajevima, to uključuje subjekt koji je uključen u posao. To uključuje, između ostalog:

• Tvrtke (BV, NV i više)
• Zaklade i udruge
• Partnerstva (opća, ograničena ili profesionalna)

Izuzeća se odnose na samostalne poduzetnike, javna poduzeća i određena udruženja bez pune poslovne sposobnosti. Nakon što registrirate UBO, imajte na umu da su neki podaci, poput imena i postotaka vlasništva, javno dostupni radi promicanja transparentnosti. Ipak, svi podaci nisu javni. Određene privatne informacije, kao što su adrese stanovanja, dostupne su samo ovlaštenim subjektima poput javnih bilježnika i financijskih institucija. Za detaljne upute, Nizozemska gospodarska komora pruža službenu dokumentaciju i alate za podršku za UBO registraciju. Također se možete obratiti na savjetodavne usluge tvrtki poput Intercompany Solutions, koji imaju iskustva u korporativnoj usklađenosti.

Upis UBO u registar

Postoje li ljudi koji su krajnji stvarni vlasnici u vašoj organizaciji, ali još nisu navedeni kao UBO u registru UBO? Onda je ovo mjesto gdje registrirate te ljude. Registracija krajnjeg stvarnog vlasnika (UBO) u Nizozemskoj uključuje podnošenje određenih informacija o pojedincima koji u konačnici posjeduju ili kontroliraju tvrtku ili drugu pravnu osobu. Ovaj proces osigurava usklađenost s propisima protiv pranja novca i povećava korporativnu transparentnost. U nastavku je detaljan pregled koraka i zahtjeva za UBO registraciju. Zapamtite: ovako se štite startupi i vlasnici malih tvrtki.

Koraci za UBO registraciju

Da biste utvrdili tko su UBO-i u vašoj tvrtki, nizozemska vlada jasno objašnjava kako identificirati pojedince koji se kvalificiraju kao UBO-i. Oni se mogu definirati kao oni koji:

• Izravno ili neizravno posjeduje više od 25% dionica ili glasačkih prava
• Vršiti kontrolu drugim sredstvima, kao što su sporazumi ili utjecaj

Da biste registrirali UBO za svoju tvrtku, morate poduzeti neke osnovne korake. U nastavku ćemo opisati ove korake.

1. Prikupite potrebne podatke:

Moraju se navesti sljedeće pojedinosti o UBO-ima:

• Puni naziv
• Datum rođenja i nacionalnost
• Adresa stanovanja (koja neće biti javno dostupna)
• Priroda i opseg vlasništva ili kontrole, izražen u postocima
• Dokumentacija koja podupire informacije, kao što su dioničarski ugovori i važeći oblik osobne iskaznice

2. Pošaljite podatke Nizozemskoj gospodarskoj komori (KvK)

• Registracija se vrši putem KvK-a, online ili osobno, ili uz pomoć specijalizirane tvrtke kao što je Intercompany Solutions. 
• Tvrtke trebaju ispuniti UBO obrazac za registraciju koji dostavlja KvK

3. Provjera nizozemske gospodarske komore (KvK)

Nakon što sve to učinite, Nizozemska gospodarska komora provjerava podatke prije ažuriranja UBO registra. Određena polja, poput opsega vlasništva, javna su, dok su privatni podaci ograničeni.

4. Održavajte i ažurirajte dostavljene informacije

Tvrtke su odgovorne za ažuriranje UBO podataka. Sve promjene u vlasništvu ili kontroli moraju se prijaviti odmah i točno. 

Promjena UBO-a u registru

Osim upisa UBO-a, možete prijaviti i promjene u UBO-opisniku. To mogu biti promjene koje uključuju, na primjer, interes koji UBO-i imaju za vašu organizaciju i mogućnost zaštite osobnih podataka UBO-a. Promjena krajnjih stvarnih vlasnika (UBO) registriranih za nizozemski subjekt uključuje ažuriranje podataka u UBO registru koji vodi KvK. Ovo je bitno kada postoji promjena u vlasništvu, kontroli ili strukturi subjekta. U nastavku ćemo navesti korake i ključna razmatranja za ažuriranje UBO pojedinosti.

1. Identificirajte promjene unutar vaše tvrtke

Najvažniji dio je jasno odrediti koje će se promjene dogoditi. Postoji li novi UBO koji treba registrirati? Zatim se to radi uobičajenim postupkom registracije. Ali može doći do drugih promjena, kao što su promjene u broju dionika ili postotku njihovog udjela. Također možete odrediti koji pojedinci više nisu UBO-i i identificirati nove UBO-e na temelju vlasništva ili kontrole koja prelazi prag od 25%.

2. Prikupite potrebnu dokumentaciju

Zatim ćete trebati pripremiti dokumentaciju koja će dokazati promjenu, kao što su ažurirani ugovori dioničara, zapisnici sa sastanka odbora ili druga pravna dokumentacija koja potvrđuje novu strukturu. Inače, postoji razlika između javnih i privatnih podataka. Svi ažurirani javni podaci, kao što su naziv i opseg vlasništva, bit će dostupni javnosti. Ali privatni podaci, kao što su adrese stanovanja, ostaju povjerljivi i dostupni su samo ovlaštenim subjektima.

3. Obavijestite KvK

Nakon što prikupite svu potrebnu dokumentaciju, morat ćete KvK-u podnijeti ažurirane UBO podatke. To se obično može učiniti online ili osobno, ili preko pouzdanog partnera u Nizozemskoj ako ste strani poduzetnik i potrebne radnje su za vas prekomplicirane. Morat ćete uključiti iste podatke koji su potrebni tijekom početne registracije, a koji se sastoje od imena, datuma rođenja i nacionalnosti UBO-a, te prirode vlasništva i kontrole.

4. Pošaljite zahtjev za promjenu

Vi ili tvrtka koju ste angažirali da se pobrine za takve stvari, morat ćete koristiti posebne obrasce KvK-a za UBO ažuriranja. Provjerite jesu li podaci točni i potpuni kako biste izbjegli kašnjenja u obradi. Želite li promijeniti inozemnu privatnu adresu UBO-a u nizozemsku privatnu adresu ili drugu inozemnu adresu? Tada ćete za to morati koristiti obrazac 18: Dopuna drugog obrtnog registra. Tijekom postupka provjere KvK će pregledati dostavljene izmjene. Nakon što sve bude odobreno, UBO registar će prikazati ažurirane podatke. Uvijek se pobrinite da poštujete nizozemske zakone koji se tiču ​​UBO-a. To znači da morate osigurati kontinuirani nadzor i pravovremeno izvješćivanje o budućim promjenama kako biste izbjegli kazne. 

Također imajte na umu da se promjene UBO podataka moraju prijaviti u UBO izjavi u roku od 7 dana nakon što su postale važeće. Pravovremeno izvješćivanje je ključno. Promjene se moraju priopćiti čim se dogode. Kao što je već spomenuto, tvrtke koje ne prijave promjene mogu se suočiti s novčanim kaznama, administrativnim kaznama ili narušavanjem ugleda. Za više informacija ili podršku, web stranica Nizozemske gospodarske komore nudi detaljne vodiče i mogućnosti kontakta. Stručni savjetnici, npr Intercompany Solutions, može pomoći kod složenih promjena UBO-a ili problema s usklađenošću​

Odjava UBO-a

Također možete odjaviti osobe iz matične knjige UBO-a kada se više ne smatraju UBO-om. Ako osoba više nije UBO, to također morate prijaviti u roku od 7 dana u izjavi UBO-a. Prilikom odjave UBO-a obratite pozornost na to morate li u očevidnik UBO-a upisati druge UBO-e. Za odjavu UBO-a u Nizozemskoj morate slijediti postupak za ažuriranje ili brisanje podataka UBO-a u KvK-ovom UBO registru. Do deregistracije dolazi kada netko više ne ispunjava uvjete kao UBO, kao što je kada proda svoje dionice, prenese svoja glasačka prava ili odstupi s kontrolnog položaja. U nastavku smo naveli korake i ključne pojedinosti postupka odjave UBO-a radi vaše udobnosti.

1. Provjerite promjene

Prva stvar koju ćete morati učiniti je osigurati da pojedinac više ne ispunjava UBO kriterije, koji iznose prethodno spomenuto vlasništvo ili kontrolu od više od 25%. Ako dioničar napusti tvrtku, na primjer, ili proda neke svoje dionice i više ne ispunjava kriterije.

2. Obavijestite KvK

Nakon što znate koga odjaviti kao UBO-a, trebate podnijeti zahtjev KvK-u za brisanje podataka pojedinca iz registra UBO-a. To se obično može učiniti putem interneta ili osobno ili putem kvalificirane treće strane koja vam u tome može pomoći. Uvijek trebate koristiti obrazac za ažuriranje ili uklanjanje UBO-a koji daje KvK.

3. Dostavite potrebnu dokumentaciju

Zatim trebate prikupiti sve potrebne popratne dokumente, kao što su ažurirani dionički ugovori, ugovori o prijenosu ili odluke tvrtke. Morate dostaviti dokaze o promjeni, kao što su dokumenti koji dokazuju prijenos udjela ili druge promjene u strukturi tvrtke, kako bi se postupak brisanja registracije dovršio.

4. Potvrda o odjavi

Nakon što Gospodarska komora provjeri podatke, ažurirat će UBO registar i ukloniti podatke o pojedincu. Imajte na umu da također morate odmah prijaviti takve promjene kako biste ostali u skladu sa zakonom, kao i s UBO registracijom i procesima promjena. Osim toga, tvrtka također mora ažurirati svoje interne evidencije i po potrebi obavijestiti relevantne dionike, poput banaka. Što se tiče privatnosti, odjavljeni UBO-i više neće imati vidljive podatke u javnom registru. Međutim, povijesni zapisi mogu ostati dostupni ovlaštenim subjektima u svrhu dubinske analize. Neuspjeh da odjavite pojedince koji više nisu UBO-i može rezultirati novčanim kaznama jer može dati netočan prikaz vlasničke i kontrolne strukture tvrtke. Za detaljne upute, web stranica Nizozemske gospodarske komore i pravne savjetodavne tvrtke kao što su Intercompany Solutions može pružiti posebne upute i obrasce potrebne za odjavu​

Izazovi i zabrinutosti

Iako UBO registar ima značajne prednosti, izazvao je zabrinutost u pogledu privatnosti i sigurnosti podataka. Neke UBO informacije su javne, što je dovelo do rasprava o ravnoteži između transparentnosti i prava pojedinca na privatnost. Sustav je prilagođen za rješavanje tih problema, kao što je ograničavanje javnog pristupa određenim osjetljivim podacima. Za više informacija o obrazloženju i funkcioniranju UBO registra, izvori kao što su Nizozemska gospodarska komora (KvK) i pravni okviri EU-a pružaju dodatne uvide. Naravno, Intercompany Solutions također vam može pomoći oko svih pitanja vezanih uz registraciju UBO-a, odjavu i promjene unutar vaše tvrtke.

Želite li osnovati nizozemsku tvrtku? Obavezno registrirajte i sve UBO-e

Intercompany Solutions je specijalizirana za Osnivanje nizozemske tvrtke, ali možemo vam ponuditi mnogo širi spektar usluga od toga. Osim osnivanja i registracije tvrtke u Nizozemskoj za vas, također vam možemo pomoći s mnogim dodatnim zadacima kao što su podnošenje zahtjeva za dozvolu, dobivanje vize i niz administrativnih zadataka kao što je povrat poreza i pomoć u pravnim pitanjima. Registracija, promjena i odjava UBO-a također nam nije problem. Nakon što odlučite osnovati nizozemsku tvrtku, zatražit ćemo od vas neke standardne dokumente koji uključuju važeći oblik identifikacije, vaše puno ime i datum rođenja, željeni naziv tvrtke i nizozemsku adresu registracije tvrtke. S tim dokumentima možemo otići do javnog bilježnika i osnovati vašu tvrtku, ali također možemo izravno organizirati mnoge druge važne stvari, kao što je otvaranje nizozemskog bankovnog računa i provjera da li ste ispravno navedeni kao UBO u nizozemskom registru. 

Usluge koje vam možemo ponuditi

Intercompany Solutions pomogla je stotinama stranih poduzetnika iz preko 50 različitih nacionalnosti. Naši klijenti variraju od malih samostalnih startupa do multinacionalnih korporacija i svega između. Naši procesi usmjereni su na strane poduzetnike i kao takvi poznajemo najpraktičnije načine pomoći pri registraciji vaše tvrtke. Možemo pomoći s punim paketom registracije tvrtke u Nizozemskoj:

• Osnivanje tvrtke u Nizozemskoj
• Prijava za PDV ili EORI broj
• Zahtjevi za razne dozvole
• Pomoć pri pokretanju
• Administrativne usluge
• Tajničke usluge
• Pravna pomoć
• Porezne i računovodstvene usluge
• Opći poslovni savjeti

Stalno unapređujemo svoje standarde kvalitete kako bismo kontinuirano pružali besprijekorne usluge. 

Trebate li registrirati, promijeniti ili odjaviti UBO? Intercompany Solutions mogu ti pomoći

Intercompany Solutions pomogla je tisućama stranih poduzetnika iz svih mogućih područja i zemalja pri osnivanju nizozemske tvrtke. Mi znamo, kao nitko drugi, kako brzo i ispravno voditi proces osnivanja. Budući da smo dugi niz godina aktivni u ovom području rada, također smo izgradili široku mrežu stručnjaka koji nam u bilo koje vrijeme mogu pomoći s bilo kojim pitanjem ili upitom koji imate. To također znači da možemo ponuditi jedan od trenutno najbržih nizozemskih postupaka registracije poduzeća. Ako imate sve potrebne dokumente pri ruci i možete nam ih poslati, cijeli proces ne bi trebao trajati više od samo nekoliko radnih dana. U većini slučajeva potrebno je 1-3 dana, a vi ste odmah spremni za početak poslovanja.

Radimo po fiksnim cijenama, o kojima ćemo očito razgovarati s vama prije nego počnemo raditi za vas. Već sada možete osnovati nizozemski posao za 1499 € all-in, što znači da nema nikakvih skrivenih naknada. Još jedan plus je činjenica da se proces može završiti u potpunosti na daljinu, ako nam možete dati punomoć. Ovo vam štedi puno vremena i novca, budući da ne morate fizički putovati u Nizozemsku kako biste osnovali svoj novi posao. Ako želite saznati više o našim uslugama, slobodno pregledajte našu web stranicu za detaljnije informacije. Također nas uvijek možete izravno kontaktirati, a mi ćemo vam pomoći od tada nadalje.