Uloga nizozemskih notara u osnivanju poduzeća

Intercompany Solutions pomaže poduzetnicima iz cijelog svijeta pri osnivanju nizozemskih tvrtki. Budući da je daleko najodabranija opcija nizozemsko poslovno društvo (BV), većinu vremena surađujemo s bilježnicima. Javni bilježnik je netko tko osniva vašu tvrtku prije nego što se ona može registrirati pri Nizozemskoj gospodarskoj komori. U ovom ćemo članku detaljno objasniti zašto vam je potreban javni bilježnik ako želite osnovati nizozemsko poslovno društvo (BV), što javni bilježnik zapravo radi i kako se oblikuje naša uloga u cijelom procesu osnivanja tvrtke.

Budući da se brinemo i o raznim dodatnim uslugama za strane poduzetnike s nizozemskim poslovanjem, imamo široku mrežu izvrsnih javnih bilježnika od kojih možete imati koristi. Uz našu stručnost, vaša nizozemska tvrtka bit će osnovana u samo nekoliko radnih dana. To će vam omogućiti da gotovo odmah započnete svoje poslovne aktivnosti. Želite li saznati više o tome što možemo učiniti za vas? Ili biste željeli primiti osobnu ponudu? Slobodno nas kontaktirajte putem donjeg gumba.

Sažetak: Dok mnoge zemlje dopuštaju isključivo digitalnu registraciju poduzeća, nizozemski zakon nalaže uključivanje javnog bilježnika za sva poslovna društva kako bi se spriječile prijevare i osigurala transparentnost poslovanja. Javni bilježnik je odgovoran za izradu Osnivački akt, provjera identiteta svih dionika i osiguranje tvrtke Statut u skladu s nizozemskim građanskim pravom. Ovaj postupak stvara "pouzdani" status za vaše poslovanje, što je ključno za otvaranje bankovnih računa i sklapanje partnerstava unutar EU.

Odgovornost javnog bilježnika	Zašto vam je to važno
Provjera identiteta	Sprječava krađu identiteta i osigurava pravnu sposobnost
Izrada članaka	Stvara "pravilnik" za glasanje, dionice i direktore
UBO Registracija	Usklađenost sa zakonima EU o sprječavanju pranja novca (AML)
KvK podnošenje	Formalno registrira poslovanje u Trgovačkom registru
Legalni savjet	Osigurava da razumijete svoje dužnosti i odgovornosti kao direktor

Ako dolazite iz druge zemlje kako biste ovdje osnovali posao, nizozemska ljubav prema notarima u početku može izgledati pomalo neobično. Na nekim mjestima, osnivanje tvrtke uglavnom je administrativni zadatak. U osnovi ispunite obrazac online, platite naknadu i spremni ste za početak. U Nizozemskoj stvari funkcioniraju malo drugačije kada su u pitanju određene vrste poslovanja, poput nizozemskog BV-a (Besloten Vennootschap), koji je ekvivalent privatnog društva s ograničenom odgovornošću. BV je službena pravna struktura jer štiti vašu osobnu imovinu, omogućuje fleksibilno vlasništvo dionica i daje vam profesionalnu prisutnost na tržištu EU. Zbog toga nizozemski zakon zahtijeva da javni bilježnik bude uključen u njegovo stvaranje. Javni bilježnik ne samo da ovjerava papire, već zapravo djeluje kao pravna zaštita. Njihov je posao osigurati da je vaša tvrtka ispravno osnovana, da svi razumiju što potpisuju i da se poštuju nacionalni zakoni o vlasništvu, transparentnosti i korporativnom upravljanju.

Za strane poduzetnike ova je uloga u početku često zbunjujuća. Možda se pitate: „Zašto mi treba notar samo da bih pokrenuo posao?“. Ali nakon što prođu kroz proces, većina osnivača to zaista cijeni. Dobivate tvrtku koja je pravno stabilna od prvog dana i koja ima jasna pravila o stvarima poput dionica i donošenja odluka. Stoga ćemo vas u ovom članku provesti kroz ono što nizozemski bilježnici zapravo rade za vaš poslovni poduzetnik. Također ćemo obraditi pitanja poput zašto ih zakon zahtijeva i kako suradnja s bilježnikom čini vaše poslovanje lakšim, sigurnijim i pouzdanijim od strane institucija poput vlade, banaka i partnera. Ako želite ići dalje od puke registracije i umjesto toga izgraditi tvrtku s odgovarajućom pravnom pozadinom, bilježnik je vaš vodič.

Što nizozemski bilježnik zapravo radi

Dakle, javni bilježnik zapravo ima mnogo zadataka. Većina ljudi se općenito obraća javnom bilježniku kada žele kupiti nekretninu ili sastaviti oporuku. No, određene vrste poslovanja također zahtijevaju osnivanje javnog bilježnika, budući da se te vrste poslovanja smatraju zasebnim subjektima. To također stvara ograničenu osobnu odgovornost koja dolazi s poslovnim registrom (BV). Ukratko, glavni zadatak javnog bilježnika je pripremiti i izvršiti javnobilježnički akt o osnivanju tvrtke, koji je poput pravnog rodnog lista vašeg poslovnog registra. Ovaj dokument uključuje dva vrlo važna dijela:

• Svi detalji o osnivačima i direktorima
• Statut, koji utvrđuje pravila o načinu rada BV-a

Javni bilježnik uvijek provjerava vaš identitet, a zatim provjerava jeste li doista ovlašteni djelovati u ime bilo koje uključene strane tvrtke, a zatim potvrđuje da sve strukturne odluke imaju pravnog smisla. Zatim podnose poslovni imenik Trgovinskoj komori (KvK) na službenu registraciju i osiguravaju da vaša tvrtka dobije KvK broj i zahtjev za registraciju za PDV gdje je to potrebno. Veliki dio posla javnog bilježnika je u biti sprječavanje prijevara. Nadalje, nizozemski javni bilježnici obvezni su provoditi provjere dubinske analize, uključujući prikupljanje informacija koje pomažu u postizanju transparentnosti vlasništva za provjeru UBO-a, provjere sprječavanja pranja novca i pregled ukupne zakonitosti vaših poslovnih aktivnosti. To štiti i vas i vaše buduće klijente, budući da je nizozemski poslovni imenik pouzdan jer se javni bilježnik pobrinuo da nije stvoren iz sumnjivih razloga. Još jedna korisna uloga javnih bilježnika je prijevod i objašnjenje. Ako vam se nizozemski zakon ili terminologija čine teškima za razumjeti, javni bilježnik vas može provesti kroz sve na engleskom jeziku. Žele osigurati da u potpunosti razumijete tvrtku koju ćete posjedovati. Ta jasnoća pomaže u izbjegavanju budućih nesporazuma između dioničara ili direktora.

Zašto vam je potreban notar za osnivanje nizozemskog poslovnog subjekta

Dakle, evo velikog pitanja: zašto vam je zapravo potreban bilježnik za osnivanje poslovnog subjekta? Kratak odgovor: nizozemska vlada želi da se poslovni subjekti shvate ozbiljno. Nizozemski poslovni subjekt može posjedovati imovinu, potpisivati ​​ugovore, zapošljavati osoblje, pa čak i prikupljati ulaganja. A ako tvrtka propadne, dioničari obično čuvaju svoju privatnu imovinu na sigurnom. To je moćno. Zbog toga zakon kaže da poslovni subjekt mora biti osnovan putem javnobilježničkog akta, tako da nema prečaca. Javni bilježnik provjerava da li svi uključeni doista razumiju što potpisuju. I to nije samo potpis, već pristanak. Oni provjeravaju tko posjeduje koje dionice, tko donosi odluke i kako će se problemi kasnije rješavati. Zamislite javnog bilježnika kao suca koji osigurava da igra počne pošteno.

Ipak, postoji nekoliko vrsta poslovanja koje možete osnovati bez javnog bilježnika. Na primjer, samostalno poduzetništvo ili VOF. Jednostavniji su, ali gubite sigurnost ograničene odgovornosti. Većina međunarodnih poduzetnika ne želi taj rizik. Dakle, ako želite pogodnosti poslovnog poduzetništva, javni bilježnik je jednostavno dio paketa. Ali iskreno? Umirujuće je imati pravnog stručnjaka koji će sve dvaput provjeriti prije nego što vaša tvrtka krene.

Javni bilježnik također uređuje stvari poput temeljnog kapitala, strukture dioničara i statuta društva.

Kada javni bilježnik sastavlja statut tvrtke, on vam u osnovi pomaže u pisanju pravilnika vaše tvrtke. To nije neki prašnjavi, dosadni dokument koji zauvijek stoji u ladici. On oblikuje kako vaš javni bilježnik zapravo funkcionira u stvarnom životu. Na primjer:

• Kako se izdaju nove dionice?
• Tko može biti redatelj i što može sam učiniti?
• Kako dioničari glasaju i koja vrsta pitanja zahtijeva jednoglasnu odluku?
• Mogu li se dionice slobodno prodavati ili drugi imaju pravo prvenstva kupnje?

Ova pravila kasnije puno znače. Zamislite da započinjete s pouzdanim partnerom, ali nakon nekoliko godina netko želi otići i prodati svoje dionice strancu. Ako vas statut ne štiti, taj stranac bi iznenada mogao sjesti za vaš stol i donositi odluke o vašoj tvrtki. Javni bilježnici također pomažu u pretvaranju vaše poslovne vizije u nešto čvrsto: planove rasta, opcije za investitore, pa čak i fleksibilnost za buduće širenje. Oni slušaju što želite, a zatim to pretvaraju u pravni jezik koji zapravo funkcionira. To je pomalo kao da krojaču govorite kako želite da vam odijelo stoji. Javni bilježnik kroji i šiva tvrtku kako bi odgovarala vašim profesionalnim ciljevima.

Registracija krajnjeg stvarnog vlasnika (UBO)

Svaki nizozemski poslovni subjekt (BV) mora registrirati svoje krajnje stvarne vlasnike (često skraćeno UBO). To možda zvuči komplicirano, ali jednostavno znači: tko su ljudi koji zapravo posjeduju ili kontroliraju vašu tvrtku iza kulisa? Vlada ne želi anonimne tvrtke u kojima ne možete znati tko je glavni. Tako prijevara i pranje novca uspijevaju opstati. Dakle, tijekom procesa osnivanja, bilježnik provjerava i registrira krajnje stvarne vlasnike (UBO). Ako dioničar posjeduje 25% ili više dionica ili ima 25% ili više glasačkih prava, mora se evidentirati kao UBO. Ako nitko ne prijeđe tu granicu, bilježnik provjerava tko ima stvarni utjecaj. Strani poduzetnici ponekad smatraju ovaj korak iznenađujućim i kompliciranim, ili možda čak i nepotrebnim. Brinu se da će stvari poput njihovih osobnih podataka biti izložene cijelom svijetu. Ali u stvarnosti, na web stranici Gospodarske komore javno su vidljive samo ograničene informacije. Zaista osjetljive informacije i dalje su skrivene u sigurnim vladinim sustavima. 

Banke, porezne uprave i određene struke za usklađenost mogu konzultirati ove sustave, ali slučajni ljudi na ulici ne mogu kopati po vašim podacima. Uloga javnog bilježnika ovdje je osigurati da sve bude dosljedno i pravno ispravno. Pregledavaju putovnice, dokaz o adresi, korporativne dokumente ako je uključena strana tvrtka i potvrđuju lanac vlasništva. Ako netko želi sakriti vlasništvo, javni bilježnik će zaustaviti osnivanje tvrtke, što je zakonski obvezan učiniti. Imajte na umu da ova transparentnost zapravo štiti i vas. Kada poslujete u Nizozemskoj, partneri i banke na ovaj način mogu vidjeti da je vaš poslovni subjekt legitiman i pouzdan. To je snažan signal koji govori: „Ovdje se ne događa ništa sumnjivo, samo pravo poduzetništvo.“ Bez javnog bilježnika koji koordinira ovaj dio, proces registracije UBO-a bio bi puno zbunjujući. Za njih je to samo još jedna označena kućica na putu do pokretanja vaše tvrtke.

Informacije koje su posebno relevantne za strane osnivače

Evo velike prednosti za međunarodne poduzetnike: ne morate putovati u Nizozemsku da biste osnovali poslovno društvo (BV). Javni bilježnici su se prilagodili globalnom poslovnom svijetu. Danas se mnoge registracije tvrtki odvijaju na daljinu putem video identifikacije, apostiliranih dokumenata ili punomoći. Na primjer, mi radimo putem punomoći, tako da ne morate putovati u Nizozemsku da biste osnovali tvrtku. To znači da možete sjediti kod kuće dok je vaša BV službeno osnovana u Europi. Pa kako to točno funkcionira? Prvo, javni bilježnik će provjeriti vaš identitet putem sigurne digitalne platforme ili ovjerenim kopijama vaše putovnice. Ako je dioničar tvrtka, a ne privatna osoba, morate dostaviti korporativne dokumente (poput osnivačkog akta ili izvatka iz registra) s apostilom. Javni bilježnik sve pregledava, priprema javnobilježnički akt i ili zakazuje video potpisivanje ili potpisuje u vaše ime koristeći punomoć koju ste ranije potpisali, što je zapravo vrlo učinkovito.

Ova fleksibilnost je posebno korisna kada više osnivača živi u različitim zemljama. Umjesto koordinacije međunarodnih putovanja i drugih kompliciranih radnji, svi jednostavno digitalno potpisuju. Stoga vremenske zone postaju jedini manji izazov. Nakon što se poslovno društvo registrira u Gospodarskoj komori, možete odmah podnijeti zahtjev za poslovni bankovni račun i PDV broj te započeti s poslovanjem, čak i prije nego što uopće kročite u zemlju. Javni bilježnik u osnovi djeluje kao vaš predstavnik unutar pravnog sustava. Oni osiguravaju da se nizozemski propisi poštuju dok se vi osjećate ugodno gdje god se nalazili. To je jedan od razloga zašto se Nizozemska smatra tako prijateljskim mjestom za prekogranično poduzetništvo. Dobivate potpuno legalnu tvrtku iz EU bez stresa oko rezerviranja letova ili osobnog snalaženja u lokalnim uredima.

Moguće promjene tijekom postojanja tvrtke i što javni bilježnici mogu učiniti za vas

Mnogi strani poduzetnici misle da posao javnog bilježnika završava u trenutku registracije poslovnog subjekta. Ugovor je potpisan, Gospodarska komora je izdala dokumente... posao je obavljen, zar ne? Ne baš. Poslovni subjekt je fleksibilna struktura. Raste, mijenja vlasništvo, dodaje nove direktore i prilagođava svoja pravila, a mnoge od tih promjena ponovno zahtijevaju javnog bilježnika. Zamislite javnog bilježnika kao službenog 'čuvara' strukture poslovnog subjekta. Kad god se pravna struktura promijeni, oni se pobrinu da je ispravno zabilježena. Na primjer, ako želite dovesti investitora, možete izdati nove dionice. To zahtijeva javnobilježnički akt. Ili ako jedan dioničar želi otići, javni bilježnik će prenijeti njegove dionice na novog vlasnika i ispravno ih registrirati. Možda vaša tvrtka brzo raste i izvorni statut je sada previše strog: nema problema, javni bilježnik ga može izmijeniti kako bi vam pružio veću fleksibilnost. 

Čak i nešto tako jednostavno kao što je imenovanje novog generalnog direktora ili smjena direktora mora se pažljivo registrirati. To nije birokracija samo radi papirologije. To štiti stabilnost i ugled tvrtke. Banke, dobavljači i poslovni partneri žele znati da službeni zapisi vašeg poslovnog subjekta odgovaraju stvarnosti. Ako kasnije dođe do spora između dioničara, javnobilježnički dokumenti postaju jasan zapis o tome što se dogodilo i kada. Dakle, jednostavno rečeno, vaš poslovni subjekt će se razvijati, a javni bilježnik je tu da osigura da su te promjene uvijek sigurne, legalne i priznate od strane svih koji trebaju vjerovati vašem poslovanju.

Troškovi, rokovi i praktična očekivanja

Naravno, angažiranje javnog bilježnika košta. Ali dobra je vijest da je pokretanje poslovnog subjekta u Nizozemskoj postalo puno pristupačnije u posljednjem desetljeću. Minimalni temeljni kapital nekada je bio 18,000 eura. Sada? Možete početi s 1 eurom ako želite. Većina troškova sada se odnosi na vrijeme i stručnost javnog bilježnika. Cijene variraju ovisno o složenosti. Za jednostavan poslovni subjekt s jednim dioničarom cijena je obično niža. Ako je uključeno nekoliko stranih tvrtki ili ako želite strukturu po mjeri, očekujte malo više. U svakom slučaju, u usporedbi s pravnom zaštitom i povjerenjem koje steknete, to je dobra vrijednost. Vrijeme je također prilično brzo. Nakon što su svi osobni i poslovni dokumenti spremni, poslovni subjekt se često može osnovati u roku od nekoliko radnih dana. 

Udaljena identifikacija može malo produžiti vrijeme, ali ipak je daleko od dugog procesa. Najveća kašnjenja događaju se kada osnivači predugo čekaju s dostavom dokumentacije, poput skeniranih putovnica ili apostiliranih dokumenata. Imati sve pripremljeno unaprijed ubrzava cijeli proces. Još jedno očekivanje: javni bilježnici su temeljiti. Ponekad vas mogu tražiti dokumente ili objašnjenja koja možda smatrate nepotrebnima. Ali zapamtite da su javni bilježnici odgovorni za sprječavanje prijevara i osiguravanje usklađenosti s nizozemskim i zakonima EU. Dakle, ako postavljaju pitanja, to je kako bi zaštitili vas i legitimnost vašeg novog poslovnog subjekta. Malo strpljenja tijekom formalnosti puno pomaže.

Kako Intercompany Solutions može glatko koordinirati cijeli javnobilježnički postupak za vas

Dobivanje registracijskog broja samo je dio osnivanja nizozemskog poslovnog subjekta (BV). Također morate izgraditi poslovnu strukturu koja vas štiti, pomaže vam u širenju i omogućuje vam poslovanje na ozbiljnom tržištu. Nizozemski bilježnici su vrlo važni u ostvarivanju toga. Od samog početka, oni se brinu da je sve ispravno: vaše vlasništvo, vaši poslovni standardi i vaša pravna osnova. Pomažu u zaustavljanju prijevare, donošenju jasnijih odluka, dokazivanju transparentnosti i pretvaranju vaših ideja u strukturu kojoj banke i drugi mogu vjerovati. BV ne bi bio toliko pouzdan ili pravno siguran bez pomoći javnog bilježnika. U ovom članku vidjeli ste kako javni bilježnik vodi cijeli proces osnivanja tvrtke: provjeru dokumenata, pisanje javnobilježničkog akta, razvoj osnivačkog akta, podnošenje registracija KvK-u i osiguravanje da su podaci o UBO-u točno zabilježeni. 

I oni ne nestaju nakon što osnujete tvrtku; oni su ti koji vam pomažu kada se nešto kasnije promijeni u vašem poslovanju. Dolaze li novi investitori? Premještaju li se dionice? Dolaze li ili odlaze li direktori? Mijenjaju li se zakoni kako bi se stvari razvijale? Javni bilježnik osigurava da su te prilagodbe legalne i službene. Možete se usredotočiti na svoje poslovanje dok okvir iza njega ostaje snažan. Javni bilježnik nije problem za međunarodne osnivače; oni su vaš lokalni saveznik. Ne morate ići u Nizozemsku, ulaziti u vladine zgrade ili sami snalaziti se u sustavu. Sve možete postaviti s bilo kojeg mjesta u svijetu uz daljinsku provjeru, video potpisivanje, ovjerene dokumente i punomoći. Nizozemski poslovni subjekt može biti tisućama kilometara od vašeg doma, ali uz odgovarajuću pomoć, neće se tako osjećati.

I tu nastupamo mi. Pomogli smo mnogim vlasnicima tvrtki iz cijelog svijeta da brzo i ispravno osnuju svoj nizozemski poslovni subjekt (BV). Pomažemo u svakom koraku notarskog postupka, od pribavljanja potrebne dokumentacije do zakazivanja identifikacije, pripreme informacija o dioničarima, usklađivanja potpisa, organiziranja prijevoda ako je potrebno i slanja svega Gospodarskoj komori. Naš tim točno zna što je bilježnicima potrebno i kako osigurati da stvari teku glatko kako se ne biste morali nositi s kašnjenjima ili puno papirologije. Nastavljamo pomagati s praktičnim stvarima poput podnošenja zahtjeva za PDV broj, porezne olakšice i kontinuirane usklađenosti kako biste održali svoje poslovanje zdravim i poštovanim nakon što je BV osnovan. Dobivate nizozemsku poslovnu strukturu koja funkcionira, bez ikakvog stresa ili zbrke oko zakona. Pomoći ćemo vam u svakom koraku ako ste spremni pretvoriti svoje snove u stvarni, funkcionalni posao u Nizozemskoj. Javni bilježnik brine se o pravnoj strani, a mi se brinemo da sve prođe dobro. Vi smislite ideju, a mi ćemo vam pomoći da ona postane čvrsta nizozemska baza.

Brojne usluge koje vam možemo ponuditi

Intercompany Solutions pomogli smo stotinama stranih poduzetnika iz preko 50 različitih nacionalnosti. Naši klijenti kreću se od malih startupova s ​​jednom osobom do multinacionalnih korporacija i svega između. Naši procesi usmjereni su na strane poduzetnike i kao takvi znamo najpraktičnije načine kako vam pomoći s registracijom tvrtke. Možemo vam pomoći s cijelim paketom registracije tvrtke u Nizozemskoj, bilo sami ili putem pouzdanih i profesionalnih partnera s kojima blisko surađujemo:

• Osnivanje tvrtke u Nizozemskoj
• Zahtjev za PDV ili EORI broj
• Zahtjev za strane PDV brojeve
• Pomoć pri pokretanju
• Računovodstvene usluge
• Administrativne usluge
• Tajničke usluge
• Pravna pomoć
• Administracija plaća
• Porezne usluge
• OSS povrati
• Deklaracije o transakcijama unutar Zajednice (ICP)
• Stjecanje licence prema članku 23.
• Dobivanje e-knjige za vašu tvrtku
• Stjecanje ili zatvaranje G-računa
• Prijenos dionica
• Zatvaranje nizozemskih tvrtki
• Opći poslovni savjeti

Stalno unapređujemo svoje standarde kvalitete kako bismo kontinuirano pružali besprijekorne usluge.

Kako Intercompany Solutions može vam pomoći sa svim poreznim pitanjima

Želite li osnovati nizozemski poslovni subjekt? Ili biste željeli proširiti svoje već postojeće strano poslovanje na Nizozemsku, na primjer, putem holding strukture? Tada smo uvijek spremni pomoći vam. Na ovaj smo način pomogli tisućama stranaca kako bi mogli proširiti svoje aktivnosti u inozemstvo i na taj način ostvariti veći prihod i uspjeh. Također vam možemo pomoći s dodatnim uslugama, poput onih koje smo već spomenuli. Naše usluge posebno su usmjerene na strance koji žele uspostaviti poslovnu prisutnost ovdje. Nazovite nas ako želite saznati više o tome što vam možemo ponuditi i koje su vam mogućnosti dostupne.